Hjelp med faktura

[OleUtne]

Heisann!

Har starta meg et lite enmannsforetak som skal utføre diverse grafiske tjenester, men antakeligvis mest webdesign. Nå har jeg kommet til min første faktura, og har fått laga et oppsett (ut ifra hvordan jeg tror, og har lest at det skal være). Jeg er ganske grønn på området, så hadde håpet noen kan se over om det er noe som mangler, om noe skulle vært flyttet, etc.

Faktura (som PDF)

Og i samme slengen, et spørsmål om MVA: Jeg har ingen forventninger om å overstige 50 000 første året, og antakeligvis heller ikke andre året. MVA er derfor ikke aktuellt for meg i første omgang (tror jeg). Skal jeg allikevel ta MVA av mine priser? Bare tenkte på at hvis jeg kommer over de 50 000, må jeg vel betale MVA av de tjenestene jeg har solgt før jeg kom over 50 000 også? Eller er jeg helt på jordet nå?

Håper på et vennlig dytt i riktig retning her

[admin]

Fakturaen så grei ut den, om PDF er et godkjent format å lagre fakturaer i skal jeg ikke svare på. Jeg tror jeg hadde brukt tjenester som Send Regning for å garantert følge kravene som er gitt. I tillegg slipper du å printe ut faktura, legge den i konvolutt og sende den på posten. De gjør alt for deg.

Hva gjelder mva, så skal du ikke kreve inn mva på dine fakturaer før du er mva pliktig. Den fakturaen hvor du overstiger en total omsetning på 50 000 skal du derimot kreve inn mva. Dette har ikke tilbakevirkende kraft, men hele beløpet på den fakturaen som gjør av du overstiger 50 000 er du mva. pliktig på.

F.eks. du har fakturer ut 40 000 og så sender du en ny faktura på 15 000. Denne vil være mva. plitkig.

[OleUtne]

Takk skal du ha! Da forsto jeg endelig det med MVA også

En ting til jeg kom på nå er dette med nummerering av fakturaene: På brreg.no står det at fakturaen skal nummereres maskinellt, eller i det minste forhåndsnummereres. Mens flere lærere på skolen (til og med ei som underviser i regnskap) sier at det holder å skrive det inn fra dataen før man printer ut. Hva er egentlig kravet?

Og kundenummer er vel ikke godt for noe annet enn om man selv trenger det for å holde styr på kundene sine?

[Sima]

Jeg er ikke sikker på om dette gjelder også i Norge, men når vi fakturerer oppdragsgiver i Tyskland kreves det at org.nummeret til mottager også er med, slik at regnskapsføringen deres er etterrettelig. Om du fakturerer privatpersoner er det selvfølgelig noe annet.

[macsociology]

Kravet for fakturanummer er som du nevner at det må enten fylles ut maskinelt, i de fleste tilfeller med et godkjent programvareløsning, eller med forhåndsnummererte fakturaark. Lærerne dine tar i dette tilfellet feil, og spesielt i tilfellet med læreren som underviser i regnskap er det skremmende at han/hun ikke vet dette.

For å skrive ut fakturaer så vil jeg anbefale deg enten å kjøpe ferdignummererte fakturaark eller gå til innkjøp av et faktureringprogram. Personlig ville jeg kjøpt programpakken Mamut Totaløkonomi som er kun kompatibelt med Windows, men dette programmet vil gjøre fakturering, regnskap og oppfølging mye lettere for deg både gjennom hele året og når du skal fylle ut selvangivelsen.

[OleUtne]

Da begynner det plutselig å bli flere alternativer her... Når jeg først har begynt på en løsning for fakturaer går det vel ikke ann å konvertere til en annen? Med tanke på dette med nummerering, mener jeg.

Eller går det ann å nå førstbestille 50 (eller noe) forhåndsnummererte fakturaark fra et trykkeri nå med en gang, for så å eventuellt gå over til en mer lettvint faktureringsmetode etter hvert?

Og, skal jeg bestille dobbelt opp av hvert nummer? Slik at jeg har et eksemplar til bilagsføringa mi, og ett eksemplar til kunden? Eller skal jeg bare ta en kopi til meg selv?

Mange spørsmål her nå...

[stefus]

En viktig presisering i forhold til det å passere 50 000,- på en faktura. Det er ikke lov å påføre mva på den fakturaen som gjør at du går over. Mva-beløpet skal etterfaktureres kunden når registrering i merverdiavgiftsmanntallet er fullført.

PDF er et helt ok format å bruke for faktura. Det viktigste er at fakturaen (enten den er digital eller på papir) inneholder de påkrevde opplysningene:

Fra "Forskrift om bokføring § 5-1-1":

• Dato for utstedelse av bilaget
• Angivelse av partene
• Ytelsens art og mengde
• Tidspunkt og evt. sted for levering
• Vederlag og betalingsforfall
• Eventuelle avgifter

Det sies at salgsdokumentet skal være i et ikke-redigerbart format, men tolkningen av dette har blitt mer løs etterhvert. Det samme gjelder for regnskapsprogram, hvor kravet tidligere var at felter/konti/poster/registre mv. skulle kunne låses etter at regnskapet var gjort opp. Nå er til og med Excel-regneark godkjent for regnskapsbruk (Edit: for mindre foretak). Vil man jukse finnes det nok av andre måter å gjøre det på.

PDF-fakturaen til ole1990 ser ut til å oppfylle alle kravene til informasjon og er i et relativt ikke-redigerbart format, og er med andre ord strøken.

Poenget med løpende fakturanummer er ikke at det skal være hugget i stein eller trykket på forhånd. Man har løpende fakturanummer for å ha orden i sysakene for egen del, og for å gjøre bokettersyn/kontroll lettere. Mangler det et fakturanummer i en serie kan det føre til eget hodebry, samt mulig mistanke ved kontroll. Jfr. hva skjedde med fakturaen 1054788? Altså, om du bruker en kuleramme eller Excel eller hvanåenn for å holde styr på ting, så er hovedpoenget at salgsdokumenter skal ha løpende og sekvensielle fakturanumre.

Å bytte regnskapssystem er ikke noe problem da det er naturlig at disse kan konfigureres til å basere fakturanumre på en etablert nummerserie. Dessuten, å bestille fakturablanketter med ferdigtrykte fakturanumre er nok ikke en god ide - hva om det blir papirkrøll i printeren din, eller om noen f.eks. søler kaffe på den?

[OleUtne]

Da ble saken fort litt mer mer komplisert, når vi til og med har motstridende påstander her

stefus: Har du noen sikre kilder for det du skriver? Sitter å krysser fingrene her nå for at det er så enkelt som du gir uttrykk for.

Og fakturaen kan altså uten problemer sendes som den er nå over epost uten signatur (i tillegg til at jeg skriver ut et eget eksemplar som jeg setter i bilagspermen min)?


Edit:
Litt lenger ned på sida du linker til finner jeg noe som kan tyde på at man må forhåndsnummerere fakturaer. Uthever det som er relevant:

Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Mener du at det kan tolkes annerledes, eller at loven er gammel og i praksis ikke gjelder lenger? Jeg ser at det som står etter det jeg har uthevet kanskje kan tolkes til at man ikke trenger å forhåndstrykke fakturanumre(?)

[stefus]

stefus: Har du noen sikre kilder for det du skriver? Sitter å krysser fingrene her nå for at det er så enkelt som du gir uttrykk for.

Tenker du på noe spesifikt eller alt jeg sier? Hvis du tenker på motsetningen mellom det jeg sier og macsociology sin mangelfulle gjengivelse av § 5-1-3, så er den beste kilden forskriftene selv. (Se under)

Og fakturaen kan altså uten problemer sendes som den er nå over epost uten signatur (i tillegg til at jeg skriver ut et eget eksemplar som jeg setter i bilagspermen min)?

Ja, det er full anledning til å sende salgsdokumenter digitalt. Det er da også noe som er helt vanlig - jeg får f.eks. samtlige regninger på strøm, bredbånd og telefon på pdf.

Litt lenger ned på sida du linker til finner jeg noe som kan tyde på at man må forhåndsnummerere fakturaer. Uthever det som er relevant:

Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Mener du at det kan tolkes annerledes, eller at loven er gammel og i praksis ikke gjelder lenger? Jeg ser at det som står etter det jeg har uthevet kanskje kan tolkes til at man ikke trenger å forhåndstrykke fakturanumre(?)

Det står nevnt tre (fire) alternativer, hvor det jeg sier (for ditt tilfelle og problemstilling) faller under siste alternativ - om orden i sysakene. Det er ingenting i forskriften som sier at fakturanummer MÅ være trykt på forhånd.

For ordens skyld:
Som du er inne på står det enten

forhåndsnummerert på trykte blanketter

eller

maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens

eller

være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves

Det er ikke mye man trenger å tolke for å se at det sentrale poenget med § 5-1-3 er at man må holde orden og at kjernen i dette er løpende/sekvensiell nummerering av salgsdokumentene.

De ulike alternativene er aktuelle i ulike skalaer. Selger du f.eks. 159 482 jo-joer i lekebutikken din, må du ha et kassaapparat for å generere "fakturanummer" som da blir printet på kvitteringen. Har du f.eks. et nettbasert postordrefirma med gedigent kunderegister, så vil du kanskje sende fakturaer digitalt vha. et regnskapssystem med CRM og lagerstyring som holder orden på fakturanummer. Selger du f.eks. 20 kilo selvdyrkede poteter fra hagen din til femten kunder, holder det med en kvitteringsblokk med forhåndstrykte kvitteringsnumre og gjennomslag til eget regnskap. Selger du f.eks. konsulenttjenester til fem - ti kunder i løpet av året, kan du bruke et regneark i Excel til å holde orden på regnskap og fakturanummer.

Forøvrig et tips fra skatteetaten.no som en kommentar til det jeg sa om kaffesøl og printerkrøll:

• Feil utfylte salgsdokument oppbevares, men merkes makulert slik at nummerse-
  rien for salgsdokumentene er intakt og man ser hvilke salgsdokument som ikke
  skal regnskapsføres.

Forøvrig, er det jeg sa ang. "det tidligere kravet om låsing av regnskapet" feil og uttalelsen om at bruk av "Excel som regnskapssystem er godkjent" unyansert. Skattedirektoratet har uttalt at:

Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.”
Ut fra dette fraråder direktoratet å bruke regneark til bokføring. ”Dersom slike løsninger likevel velges har vi forutsatt at opplysningen låses, for eksempel i form av utskrifter på papir eller til en pdf-fil

Jeg blandet altså sammen hva som er gjeldende praksis og min personlige oppfatning om at det er teknisk inkompetent å kalle opplysninger lagret i en pdf-fil for "låst". Det er ikke særlig vanskelig å manipulere innholdet i en PDF-fil.

Ref. siste avsnitt her: Skatteetaten.no: Nummerering av salgsdokument, bokføring ved bruk av Excel mv.

Mer: Norsk RegnskapsStiftelse: Bokføring ved bruk av regneark

[OleUtne]

Tusen takk skal du ha for strålende og utdypende svar!

Da føler jeg meg sikker på at du er mye mer enn en random forumsynser, og velger herved å ta ditt ord for god fisk.

[devotio]

Jeg blandet altså sammen hva som er gjeldende praksis og min personlige oppfatning om at det er teknisk inkompetent å kalle opplysninger lagret i en pdf-fil for "låst". Det er ikke særlig vanskelig å manipulere innholdet i en PDF-fil.

Det er strengt tatt ikke vanskelig å manipulere en utskrevet faktura heller. Selv sender jeg alle mine fakutra med PDF på mail.

Når det kommer til regnskap i regneark vil jeg anta at man fraråder dette når det er snakk større firma. Enkeltpersonsforetak bør klare å styre økonomien i excel (i alle fall ved ditt behov hvor du ikke skal fakturere mer enn 50.000 enda...) Man skal uansett ikke sende xls fila som faktura (PDF er godkjent da den er "uredigerbar"), det samme kan ikke sies om en xls fil.

Forøvrig kan jeg anbefale GrandTotal som ble anbefalt her på mac1 for noen måneder siden! Bruker selv dette og er veldig fornøyd