Få oppgavene gjort med OmniFocus

OmniFocusGetting Things Done-kulturen er i vinden som aldri før, og det spretter opp nye oppgavebehandlingsprogrammer til et utall plattformer hele tiden. På Mac og iPhone bruker svært mange Things, et program fra Cultured Code. Jeg brukte Things selv i lengre tid (helt siden tidlig beta), men synes ikke det strakk til. Derfor er jeg nå tilbake til OmniFocus, en kraftig løsning fra The Omni Group. Jeg har fått mange spørsmål om løsningen etter å ha skrevet om den på Twitter ved flere anledninger, og tenkte jeg skulle dele litt erfaringer etter å ha brukt OmniFocus i to måneder.

Oppgaveliste
Foto: Andy Ciordia / flickr.com (CC-by-nc-2.0)

Hvem er OmniFocus egnet for?

Jeg mener at OmniFocus er en løsning som egner seg godt for de som kjenner det grunnleggende i David Allens Getting Things Done-metode, og som synes at f.eks. Things eller The Hit List ikke er fleksibelt nok å jobbe med.

Hva gjør OmniFocus kraftigere?

Det første som fikk meg til å begynne å bruke OmniFocus igjen er veldig enkelt: Oppgaver kan tilhøre både prosjekter og kontekster samtidig. Dermed kan du finne oppgaver etter hvilken kontekst du er i, eller hvilket prosjekt du vil jobbe med (eller begge deler). I Things ville dette blitt gjort med tags, men jeg synes ikke det fungerte godt nok.

Under er flere av tingene som fikk meg til å bruke OmniFocus.

Logisk funksjonalitet, fleksibilitet

Jeg har ofte kalt OmniFocus for en "fleksibel" løsning på Twitter, og da har flere spurt hva det egentlig er som gjør den mer fleksibel. Det gjør de selvfølgelig med rette, ordet fleksibel har blitt misbrukt mang en gang i salgssammenheng.

Helt konkret, det som gjør OmniFocus fleksibel er at den er veldig logisk lagt opp. Du kan for eksempel trekke en oppgave ut i sidebaren for å gjøre den til et prosjekt, og omvendt. Utrolig mye kan gjøres med drag-n-drop, men samtidig kan hele programmet styres med tastatursnarveier. Hvis du tror du burde kunne gjøre noe på en bestemt måte er sannsynligheten stor for at du kan det. OmniFocus har i overkant mange features, men dette gjør den veldig kraftig. Med litt fikling og litt kikking på videoer vil du kunne sette opp OmniFocus på en måte som passer deg og dine systemer.

Pent og enkelt grensesnitt

Grensesnittet i OmniFocus er pent og enkelt. Det er lett å forstå hvor du finner funksjonene selv om du ikke er godt kjent med programmet. Rent visuelt er det ikke noe rot eller støy. Det er kompakt og plass til alt fra 2 til 2000 oppgaver. Enkel fargekoding brukes for å vise statusen til prosjekter og enkeltoppgaver, og det er mulig å konfigurere det meste av det visuelle i programmet, hvis du for eksempel ønsker egen fargekoding av oppgavene eller en annen bakgrunnsfarge enn hvit.

Mulighet for å lagre visninger

Dette er en av de kuleste mulighetene i OmniFocus, og en av de jeg ikke har begynt å utforske grundig enda. Enkelt forklart: la oss si at du ofte gjør søk etter noe bestemt eller ofte viser flere kontekster samtidig i OmniFocus. Da kan du lagre disse i OmniFocus (kalt perspektiver i programmet), og tilogmed legge de til i menylinjen med egne ikoner for enkel tilgang. For eksempel kan du ha en egen knapp i menylinjen for oppgaver som tar mindre enn 10 minutter, eller alle jobbrelaterte oppgaver. Konfigurering på et slikt nivå vitner om grundig research og solid utvikling rettet mot brukervennlighet og fleksibilitet.

Startdato, deadline og tidsestimat

Du kan spesifisere både en deadline og en startdato for prosjekter og oppgaver. Dermed kan jeg spesifisere at jeg ikke vil begynne med et prosjekt før om en uke. Prosjektet blir da merket i grått og får et eget ikon i sidebaren, slik at det er tydelig hva jeg kan og ikke kan jobbe med. Startdato er en utrolig kraftig feature som er veldig undervurdert. Du kan også spesifisere klokkeslett oppgaven skal begynne og klokkeslett oppgavens skal være ferdig på.

Dessuten er tidsestimat godt integrert i OmniFocus. Ved å skru på en enkelt kolonne i visningsmenyen kan jeg veldig raskt og enkelt skrive omtrent hvor lang tid jeg tror at oppgaven eller prosjektet vil ta. Slik kan jeg velge oppgaver etter hvor god tid jeg har, eller hvor mye energi jeg har. Selv utnytter jeg dette best når jeg er sliten og ikke vil gjøre noe større greier. Da kan jeg plukke i oppgaver som tar mindre enn 10 minutter, for eksempel.
OmniFocus-screenshot

Flere prosjekttyper

I OmniFocus har du flere valgmuligheter i forhold til hva slags prosjekt du ønsker å lage. Du kan sette den til å være et vanlig, generisk prosjekt som skal inneholde oppgaver som leder til et mål, eller du kan lage såkalte single-action lists (også kjent som bucket lists). Sistnevnte er en måte å gruppere oppgaver som ikke har noe felles mål, men som allikevel er relatert på et eller annet vis. Jeg har for eksempel en bucket list til husoppgaver (rydding, klesvask osv) og en bucket list til kortere saker jeg skriver for mac1 og ipod1. Bucket lists er også godt egnet til ønskelister, kanskje-lister og handlelister.

Du kan også bestemme hvorvidt oppgavene i prosjektet ditt skal utføres i rekkefølgen de står i (med andre ord, om den første oppgaven må utføres før du kan begynne på den neste) eller om oppgavene kan utføres parallelt, altså i hvilken som helst rekkefølge.

Nesting av oppgaver

OmniFocus støtter gruppering av oppgaver. Du kan for eksempel ha overordnet oppgave "Rydd stua" og ha underoppgavene "Vask gulvet" og "Rydd bokhylla". Dette er en av de tingene jeg savnet mest i Things. Jeg jobber veldig ofte med prosjekter der det er hensiktsmessig å gruppere oppgavene, og hvor det fort blir rot hvis jeg bare kan lage en lineær liste med likeverdige oppgaver.

Innebygd review-funksjonalitet

En viktig del av GTD-systemet er reviewing, altså å regelmessig (feks en gang i uka) se gjennom prosjektene dine og legge til, endre eller slette for at alt skal være optimalt til du skal jobbe med det. OmniFocus har støtte for dette innbygget, og du kan selv konfigurere hvor ofte du vil se gjennom prosjektene dine. Når du ønsker å gjøre dette velger du simpelthen "Review" i menybaren, gjør de endringene som trengs i ett etter ett prosjekt, og velger "Mark as reviewed" på hvert prosjekt når du er ferdig. Enklere blir det ikke.

Hva gjør iPhone-versjonen av OmniFocus kraftigere?

iPhone-versjonen av OmniFocus har det aller meste desktop-versjonen har. Du kan lage, organisere og slette oppgaver, prosjekter og kontekster. Det er raskt og enkelt å lage prosjekter og oppgaver, og spesifisere feks. startdato, deadline og kontekst. Det eneste jeg savner i iPhone-versjonen er mulighet til å sette tidsestimat.

Det viktigste argumentet for OmniFocus på iPhone versus for eksempel Things er at OmniFocus synces via MobileMe (eller en WebDAV-server). Det betyr at du ikke trenger å være på samme trådløsnett, eller at Mac’en din trenger å være påslått. Det synes jeg er helt genialt. Denne sync-metoden gjør det mye lettere å jobbe uansett hvor du er, og du trenger ikke å tenke på å synkronisere oppgavelistene før du stikker ut eller i det du kommer hjem. Har du flere Mac’er kan du legge inn OmniFocus på alle sammen og holde dem synkronisert.

Hva koster OmniFocus?

OmniFocus er desverre en litt dyrere løsning enn for eksempel Things. Med dagens dollarkurs koster OmniFocus til Mac 510 kroner, og OmniFocus til iPhone koster 109 kroner. Jeg vil allikevel anbefale løsningen varmt, og spesielt dersom du føler at Things ikke er kraftig og fleksibelt nok til at du føler deg organisert. For meg er det ikke tvil om at det var verdt hver eneste krone.
Direktelink for å kjøpe OmniFocus til Mac og OmniFocus til iPhone (app store)

Mr.Graham

Er du student får du OmniFocus til 49.95 dollar, noe som tilsvarer prisen på Things.

Studentbutikken finnes her:
https://store.omnigroup.com/cgi-bin/WebObjects/OnlineStore.woa/1/wa/storefront?wosid=u2hnewFrWPBo3mHCd5l189JekjT&store=edu

DC Wolfies bilde

DC Wolfie

Wow. Hærlig artikkel. God og utfyllende. Bra jobba evensr ;)

Nafonis bilde

Nafoni

Er du student får du OmniFocus til 49.95 dollar
DOLLAR? mener ikke kr da? Ville aldri betalt 300 kr for noe slikt.

sags bilde

sag

Flott artikkel.

I starten av artikkelen nevner du to av alternativene til OmniFocus: Things og The Hit List. Deretter sier du at OnmiFocus er mer fleksibel enn begge.

Videre i artikkelen refererer du ofte til Things (dvs. det Things ikke har som OmniFocus løser på en fin måte), men aldri til The Hit List.

Det jeg lurer på da er om du har prøvd The Hit List skikkelig. Vet at den kom etter Things og at den har fått mye skryt fordi mange synes den løser endel oppgaver bedre enn Things (dvs. utviklerne har lært mye av Things men så forbedret prosessen i The Hit List).

Selv har jeg prøvd Things og The Hit List, men er veldig fornøyd med sistnevnte. OmniFocus har jeg prøvd litt men forkastet mest pga. den litt stivere prisen.

The Hit List skal vistnok snart få en iPhone-versjon. La oss håpe de gjør sync riktig (nemlig via en 3.part/server, og ikke bare samme-WLAN sync)

evensrs bilde

evensr

Takk for tilbakemelding, alle sammen.

Nafoni: Det er ikke en urimelig pris for et slikt produkt. Mange arbeidstimer har gått med til utviklingen av et så avansert program. Etter App Store har visst mange fått for seg at utvikling er både raskt og enkelt, men det er ikke tilfelle ved en så gjennomtenkt løsning som OmniFocus.

sag: Jeg nevner The Hit List som et eksempel på en populær oppgaveløsning. Jeg må presisere at jeg aldri har testet The Hit List selv, men jeg har inntrykk av at det har likhetstrekk med Things i forhold til hvordan du kan jobbe med oppgaver, kontekster og prosjekter, og en kompis som bruker The Hit List bekreftet dette. Dermed tør jeg påstå at OmniFocus er mer fleksibelt for de som vil sette seg inn i GTD, men du har selvfølgelig helt rett i at jeg burde presisert at jeg ikke har brukt The Hit List selv. Bra du nevnte det!

JonT

Har aldri prøvd skikkelig Things, men har prøvd både Inbox, OmniFocus og The Hit List og konklusjonen min er at The Hit list er best.

Inbox er mye bedre når det gjelder hele gjennomføringen av GTD-prosessen og har egne kategorier for hvert av prosessene. Dette gjør det enklere å komme inni hvordan tenke GTD, men også at hele programmet blir ganske rotete.

OmniFocus og The Hit List er relativt like programmer. Men jeg syns The Hit List er langt mer oversiktlig og penere. Dessuten fungerer tidsestimater og datosetting mye bedre. I OmniFocus tok det lang tid før jeg faktisk fant ut at man kunne bruke datoene til noe. I The Hit List blir dato og tidsestimater brukt mye mer gjennomført i hele brukergrensesnittet. F.eks. er det en egen "Prosjektmappe" med ting for å gjøre idag og også en "Prosjektmappe" for "Upcoming"-oppgaver.

To andre veldig interessante og nyttige funksjoner i The Hit List er notatfunksjonen og stoppeklokkefunksjonen. I The Hit List kan man kan gå inn i hver eneste oppgave å få opp en sides notatblokk. Dette er veldig praktisk hvis man har legger inn en oppgave om å skrive en e-post. Da kan man begynne å kladde e-posten her. Man kan også legge til bilder og linker til hybler man har lyst til å se på eller ringe til.

"Stoppeklokken" fungerer slik at man kan merke en oppgave og dermed trykke B for Begin. Da vil en stoppeklokke med navnet på oppgaven starte i nederste hjørne på skjermen. Denne stoppeklokken forsvinner heller ikke selv om man går ut av programmet. På den måten blir man alltid minnet på hva man egentlig skal arbeide med og hvor lang tid man har brukt, hvis man roter seg bort.

AirBook

Kjempeartikkel! Er foreløpig veldig fornøyd med Things, men dette er jo absolutt noe å sjekke ut.

Nafonis bilde

Nafoni

Kjempebra artikkel ja, som dere andre sier også.
Men jeg er foreløpig fornøyd med en gratisapp som heter to do's,
alarmer, notater og kalender :-D

mcdonnells bilde

mcdonnell

Hva skjedde med penn og papir ?

John Eivind

Flott artikkel.
Jeg bruker Things og er veldig fornøyd med det, bortset fra en liten detalj: Middelaldersynkroniseringen som krever at begge applikasjonene er slått på og finner hverandre over samme lokale nettverk. Pain. MobileMe/WebDAV er det eneste riktige. Så, nå som switch er bestemt, blir spørsmålet:

Hva koster iPhone-og native-versjonene tilsammen? Hva må jeg ut med for å få synket enkelt? [checking, checking...]

Svar: 619 kr. (109 kr. iPhone og 510 kr. Mac) WTF! Det er vel litt i overkant? Switching er alltid dyrt og vondt, men nå ble jeg usikker på om det blir et et skifte...

HenrikWLs bilde

HenrikWL

[quote="mcdonnell"]Hva skjedde med penn og papir ?

Det ligger på teknologiens skraphaug sammen med hammer, meisel og steintavle. ;)

evensrs bilde

evensr

Igjen må jeg bare få si takk for tilbakemeldingene, folkens!

John Eivind: Som jeg skriver i artikkelen er det for mitt vedkommende ikke tvil om at det er verdt hver eneste krone, du får mye mer enn bare god sync i forhold til Things. Jeg kan ikke gjøre annet enn å varmt anbefale deg å bytte. Du kan jo alltids prøve trial-versjonen av OmniFocus til Mac og se hva du synes før du kjøper. Det finnes også div. screencasts og demovideoer hos The Omni Group som viser hvor kraftig OmniFocus er.

arokh

Jeg har veldig lyst å prøve ut et av disse programmene, kan jeg bare hoppe rett inn i Omnifocus uten å ha brukt noe lignende før? For min del hadde det vært fint å kunne brukt det i forbindelse med prosjekter på jobb og synce til iPhone.

evensrs bilde

evensr

arokh: Det skader selvfølgelig ikke å prøve demoversjonen og se om du forstår programmet og synes det er greit å bruke. Men jeg vil uansett anbefale deg varmt å lese boken "Getting Things Done" av David Allen. Det er en bok som vil forandre måten du jobber på, til det bedre. OmniFocus er basert på GTD-systemet.

Giltvedt

JonT: Jeg vil oppfordre deg til å skrive om The Hit List. Leser at det er nevnt i artikkelen her og synes det er svakt av forfatteren å basere vuderingen ut i fra en venns mening om programmet uten å teste det ut selv.

Til nå har jeg prøvd Things og synes den funket ok. Har brukt litt tid på The Hit List og synes det er bedre. For noen dager siden tok jeg fatt i OmniFocus, men har ikke rukket å teste det så mye før nå.

Er enig med deg, JonT, at The Hit List er bedre på oversikt i samme vindu og resten av det du har nevnt om The Hit List.

HenrikWLs bilde

HenrikWL

Nå har jeg prøvd ut alle programmene som er nevnt her i tråden, og Midnight Inbox er det jeg liker best, da GTD-arbeidsflyten virkelig resonnerte med meg og Inbox er det programmet som holder seg tettest til denne.

Det eneste jeg lurer litt på er dette med gjentagende oppgaver. Typisk vaske og rydde, øve på gitar, etc. Sånne ting som går over lang tid. Det kan godt tenkes at denne typen oppgaver ikke passer inn i GTD-arbeidsflyten, men jeg har ikke funnet noe om det.

Hvordan får andre her hamret gjentagende oppgaver inn i GTD-arbeidsflyten?

sags bilde

sag

Vet at The Hit List har en enkel mulighet til å markere en oppgave som gjentagende. Man velger gjentagelses frekvens, og straks du sjekker av at du har gjort oppgaven, blir det lagt inn en ny oppgave med dato frem i tid (avhenger av din valgte frekvens, f.eks. hver måned).

639mes bilde

639me

hvordan gjør daylite det i dette selskapet? jeg bruker billings, og tenker at integrasjonen der er viktig? noen som har prøvd daylite?

evensrs bilde

evensr

xagits: Jeg vurderer ikke The Hit List på noen måte, ut over å nevne den som eksempel på oppgavebehandlere i samme klasse som Things. Min venns bekreftelse gikk kun på hvilke funksjoner programmet har og ikke har. Denne artikkelen er først og fremst en vurdering av OmniFocus, tildels sammenlignet med Things.

  • Skriv ut artikkel
  • Abonner med RSS

Alt om iPad, iPhone og iOS

Nettradio i iTunes

Nettradio i iTunes
130 norske radiokanaler.
Få de mest populære norske, svenske og danske radiokanalene inn i en egen spilleliste i iTunes.
Oppdatert 13. mai